Chargé de Gestion Administrative H/F - Reseau Initiative Faucigny Mont Blanc

Initiative Faucigny Mont Blanc est membre du réseau Initiative France. Son objet depuis 1997 est de favoriser la création, la reprise et la croissance d'entreprises dans tous les secteurs d'activité, et notamment dans les secteurs HCR, commerce et artisanat Initiative Faucigny Mont Blanc est constituée d'une équipe de 4 salariées et 30 experts bénévoles issus du tissu économique local qui apportent leur soutien aux entrepreneurs à travers :- Un accueil et un accompagnement gratuit à la finalisation de leur projet- L'expertise d'un comité d'agrément et un prêt d'honneur (prêt à taux 0)- La mobilisation de dispositifs nationaux, régionaux et locaux (prêts Bpifrance, prêts agricoles,.)- Un accompagnement à la croissance de leurs entreprises grâce à un suivi personnalisé, du parrainage, un club de créateurs, des événements de mise en réseau.
En tant que chargé de gestion administrative, vous aurez pour missions principales la gestion administrative des dossiers de financement et de suivi en s'assurant du respect des délais et de notre norme qualité, en lien étroit avec la directrice et la chargée de mission entrepreneuriat.1. Accueil et secrétariat général :- Conduite du premier contact physique et/ou téléphonique : renseignements et orientation - Accueil des entrepreneurs, bénévoles lors des réunions - Saisie des contacts et premières informations sur le système d'Information du réseau- Gestion de l'agenda annuel (comités, instances, permanence, .)- Gestion du courrier en conformité avec les procédures internes- Appui dans la gestion des agendas de l'équipe2. Traitement administratif des dossiers de financement- Collecter, contrôler et classer les pièces justificatives nécessaires- Saisir les données dans les différents outils de gestion internes et externes (ERP)- Éditer les contrats de prêt, les échéanciers, les mandats de prélèvement3. Suivi administratif post-financement- Suivre les remboursements mensuels- Gérer les relances en cas d'impayés- Rédiger les avenants en cas de rééchelonnement- Tenir à jour les dossiers dans la base de données4. Appui opérationnel et reporting- Organiser et préparer les comités d'agrément (PV, lettres de confirmation, ...)- Suivre leurs décisions prises et assurer leur mise en oeuvre- Contribuer à la réalisation des reportings internes et partenaires- Appui à l'équipe dans l'organisation des temps collectifs (ateliers, formations, réunions .)- Appui de la direction dans l'organisation des instances statutaires, des comptes-rendus, des demandes de financement

Experience: 24 MoisCompétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,DUT gestion administrative et commerciale des organisations,Gestion des emails,Planification des tâches et gestion des priorités,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Veiller au respect des échéances administrativesPermis: B - Véhicule léger souhaitéQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestionListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Reporting
• Compte-rendu
• Traitement du courrier
• Système d'information
• Réactivité